Kurumlarda yararlı bilginin (knowledge) yönetimi ve ilintili teknolojiler-6

Değişmiş yararlı bilgi (Meta knowledge)

Yararlı bilgiyi yönetmek veya yararlı bilgi hiyerarşisi oluşturmak için, yararlı bilgi yöneticileri yararlı bilgi hakkında birşeyler bilmelidir. Yararlı bilgi hakkındaki bu bilgiye, “değişmiş yararlı bilgi (meta knowledge)” adı verilir. Bu kavram, uygulama geliştirme ve veriambarı durumlarında yoğun olarak kullanılan “değişmiş veri (metadata)” ve “değişmiş bilgi (meta information)”nın bir uzantısı olarak ortaya çıkmıştır.

Değişmiş veri yararlı bilgi piramidinin en alttaki iki katmanına, değişmiş bilgi piramidin ortadaki iki katmanına ve değişmiş yararlı bilgi ise piramidin en üstteki iki katmanına işaret eder (Yararlı bilgi piramidi için BT/Haber’in bir önceki sayısındaki şekil.7’ye bakınız). Örneğin değişmiş veri, verinin nereden çıktığını ve onun ne zaman güncelleştirildiğini belirtebilir. Değişmiş veri ayrıca kullanıcılara (büyük bir olasılıkla son kullanıcılar olmayıp, uygulama geliştiriciler veya yöneticiler), veri, bilgi veya yararlı bilgi ile ilgili çeşitli nitelikler ve özellikler hakkında ayrıntılar sağlar (şekil.8).

Geniş veri takımlarının veritabanı yönetim sistemleri (DBMS) içinde akıllı ve etkin bir biçimde yönetilmesi ve verilere erişilmesinde, sistem yöneticileri veri ve içeriği hakkında fiziksel ve kavramsal ayrıntıları saklama gereği duymuşlardır. Kullanıcıların uygulama düzeyinde bilgiye erişebilmesini kolaylaştırmak için değişmiş veriyi kullanmaları önerilmektedir. Önemli konulardan birisi, değişmiş verinin paylaşılabilmesi için yapılandırılması ve tanımlanmasında standartların eksikliğidir.

“Değişmiş veri” kavramının kullanımı ile, daha etkin aşamalandırma ve aktarma sayesinde “sistem düzeyinde performans” ve kullanıcıların hangi veriyi elde etmek istedikleri hakkında daha bilgili seçimler yapmasına olanak tanıyarak da “uygulama düzeyinde başarım” iyileştirilebilir. Değişmiş veri referans modeli, değişmiş verinin yaratılması ve çalıştırılabilmesi için anahtardır. Değişmiş veri genelde elektronik bilgi sistemleriyle ilintili olarak kullanılmasına karşılık, aynı zamanda, kitaplar, kısa notlar ve diğer basılı referans materyaller gibi manuel olarak erişilen veriler için de uygulanabilir.

Lawrence Livermore National Laboratory’den Robyne M. Sumpter, “sistem seviyesinde değişmiş veri” ve “uygulama seviyesinde değişmiş veri” olmak üzere iki tür değişmiş veri tanımlar (tablo.6).

Tablo.6: Uygulama ve sistem seviyesinde değişmiş veri (metadata)

1.      Sistem seviyesinde değişmiş veri: Dosya sistemi özellikleri gerçeklemek veya dosya sistemi içindeki veriyi yönetmek üzere kullanılır. Sistem düzeyinde değişmiş veri, veri erişim süreleri, veri boyutları, bir saklama hiyerarşisi içindeki bulunulan konum veya servis kalitesi (QoS) kısıtlamalarını sağlayacak şekilde veri bloklarının nasıl saklanacağının bilgisini içerir.

2.      Uygulama seviyesinde değişmiş veri: Bilginin yerini belirleyebilmek, bilgiyi değerlendirebilmek, bilgiye erişebilmek ve bilgiyi yönetebilmek için, son kullanıcılar (yararlı bilgiyi arayanlar ve yararlı bilgi yöneticileri) tarafından kullanılır.

Genel olarak değişmiş veri, dosya sistemi veya uygulama tarafından istenebilecek herhangi bir şey olabilir. Büyüme ve taşınabilirliğe olanak tanıması açısından, genişletilebilir ve kendi kendine tanımlanabilir olması gerekir. Her ne kadar değişmiş verinin boyutu üzerinde bir sınırlama konulmasa da, etkin değişmiş veri tanımladığı veriden daha az olmalıdır.

Değişmiş veriye gereksinim olmasının nedeni, kullanıcılara sunulan veri, enformasyon ve yararlı bilginin son derece fazla oluşudur. Örneğin sadece Web’in kendisinden,  kullanıcıların önüne organizasyonunkinden çok daha fazla bilgi gelmektedir. Çalışanların bu muazzam veri/bilgi kaynaklarından etkin bir biçimde yararlanabilmesi için, verinin içeriği hakkında ellerinde daha fazla bilgi olması gerekir. İşte, değişmiş verinin amacı budur. Örneğin metin özeti (abstract), bir dosyanın içeriğini anlatan bir değişmiş veridir. Bir düz metin etiketi (örneğin, Marmara Satışları – Q1) de, bir veritabanı sütunu veya tablosu için değişmiş veri olarak değerlendirilebilir. Aslında bu sütun veya tabloların isimleri, ortalama birisi tarafından anlaşılamayacak şekilde kriptolanmıştır. Bu tür isimlerle, daha anlaşılır hale getirilmiş olur. Eğer kullanıcı verinin ne olduğunu veya nereden bulacağını bilmiyorsa, yüksek miktardaki veri yönetilebilir olmaktan çıkmaktadır. Eğer bulunduğu yer belirlenebiliyorsa, erişilebiliyorsa ve gerekli olduğunda kullanılabiliyorsa, yararlı bilgi kurumsal bir varlık olarak kabul edilebilir. Aksi halde, hiçbir değeri olmayan bir şeyden söz ediyoruz demektir.

Sistem düzeyinde değişmiş veri, çoğunlukla veritabanı yönetim takımının sorumluluğundadır. Bu takım, verinin fiziksel olarak saklanması ve veriye erişmeden sorumludur. Buna karşılık yararlı bilgi yöneticileri, uygulama düzeyinde değişmiş veri ile ilgilidir. Çünkü bu tür bilgi, yararlı bilgi arayıcıların istedikleri bilgiyi bulup, onu elde edene kadar geçen süreyi kısaltacaktır. Arama motoru (search engine) gibi otomasyon araçları kullanan kullanıcılar, değişmiş veriyi hızla tarayarak (“browse” işlemi), verinin ulaşıp elde etmeye değer olup olmadığını anlayabilir. Arama motorları, yığınlarla veri içeren ambarlardan verileri filtre edip, ayıklayıp, öncelikler sırasına koyarak, bilgi arayan kişinin önüne koyarken, değişmiş veriden yararlanmaktadır (arama motorları değişmiş veri dışında, bağlam analizi (context analysis), bulanık mantık (fuzzy logic), sözcük uyuşması gibi diğer tekniklerden de yararlanmaktadır).

Yararlı bilgi kaynakları

Yararlı bilgi kaynakları, yapılandırılmış (structured) veya yapılandırılmamış yararlı bilgi kaynaklarından birisine ait olabilir (şekil.9).

Yapılandırılmış yararlı bilgi: Yapılandırılmış veri ve enformasyon (bilgi) kaynaklarından elde edilen yararlı bilgi. Bu veri kaynakları, veritabanları, yararlı bilgi içeren veritabanları, veriambarları ve veri çarşılarıdır (data marts).

Yapılandırılmamış yararlı bilgi: Metin belgeleri, grafik sunumları, e-posta, ses/video sunumları, Web sitelerinin çoğu ve çalışanların sahip olduğu davranışsal (tacit) yararlı bilgi gibi yapılandırılmamış kaynaklardan elde edilen yararlı bilgidir.

Şekilde de gösterildiği üzere, kurumdaki yapılandırılmamış yararlı bilginin miktarı yapılandırılmış yararlı bilginin miktarından çok daha fazladır. Yararlı bilgi üzerinde araştırma yapanlar, kurumun yapılandırılmış verisi ve Bilişim Sistemlerinin (IS: Information Systems) kurum verilerinin sadece yüzde 10-20’sini içerdiğini saptamışlardır. O halde, yararlı bilgi yönetimi çalışmalarında yapılandırılmamış yararlı bilgiler, odaklanılması gereken alan olarak ortaya çıkmaktadır. Yani yararlı bilgi yönetimi ile, değişmiş veri (metadata) kavramından yararlanarak, bu muazzam büyüklükteki yapılandırılmamış yararlı bilginin yapılandırılması hedeflenmelidir.

Kurumun kendisinden kaynaklanan veri ve bilgilere ek olarak, kurumun dışından  örneğin çeşitli enformasyon servislerinden gelen haberler, üretici ve iş ortakları tarafından sağlanan bilgiler ve Web sitelerinden indirilerek elde edilen veri ve bilgiler mevcuttur. Bunlar da önemli miktarlarda, temel olarak yapılandırılmamış yararlı bilgiyle ilişkili ham materyallerdir.

(Konu incelenmeye devam edilecektir)